Какие документы работодатель обязан выдать при увольнении

Содержание статьи:

Полный список документов при увольнении работника

В последний день действия трудового договора с работником ему выдают пакет документов, касающихся деятельности в конкретной компании. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень. Редакция PPT.ru подготовила небольшую памятку, какие документы нужны при увольнении.

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

  1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
  2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
  3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
  4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
  5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
  6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
  7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

  • форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
  • справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
  • копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
  • копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Справка для больничного листа 182н: бланк

Актуально на: 5 октября 2018 г.

Справка о сумме заработной платы

Справку о заработке, которую бухгалтеры иногда называют справкой 182н или формой 182н по номеру Приказа (Приказ Минтруда России от 30.04.2013 N 182н) ее утвердившего, работодатель должен выдавать (п. 2, 3 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (далее – Порядок)):

  • работнику при увольнении;
  • экс-работнику по его требованию.

Данная справка понадобится сотруднику для представления следующему работодателю для расчета ему пособия по временной нетрудоспособности.

Справку 182н можно скачать здесь.

Справка для расчета больничного листа по форме 182н: правила заполнения

Справку о заработке можно заполнить либо от руки (шариковой ручкой с синими или черными чернилами), либо на компьютере (п. 5 Порядка). Информация, отраженная в Справке, берется из данных бухгалтерского учета работодателя и его отчетности (п. 6 Порядка).

Печать на Справке ставится при ее наличии (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). При отсутствии печати к Справке необходимо приложить заверенные копии документов (п.7 Порядка):

  • документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего Справку, действовать от имени юрлица без доверенности;
  • доверенность на подписание Справки с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность;
  • документ, удостоверяющий личность физлица;
  • свидетельство о госрегистрации физлица в качестве ИП.

Подойдет ли для расчета больничного пособия не оригинал, а копия справки

Работодатель вправе рассчитать пособие по больничному на основании копии Справки, но только если она будет заверена должным образом (ч. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ):

(или) работодателем, который выдал эту Справку.

Если работник не представил Справку о заработке с предыдущих мест работы

В этом случае работодатель рассчитывает пособие на основании имеющихся только у него сведений (ч. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , Информация ФСС). А месячный заработок, используемый для расчета пособия по временной нетрудоспособности в тех двух годах, которые являются расчетным периодом, не может быть меньше МРОТ, установленного на день болезни (ч. 1.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ).

Если работник представит Справку уже после получения пособия

Если впоследствии работник предоставит Справку о заработке, то выплаченные ему ранее пособия нужно пересчитать (Информация ФСС). Перерасчету подлежат пособия, выплаченные за три года, предшествующие дню представления Справки. За более ранний период перерасчет пособий производить не нужно.

Есть еще вариант получения данных о заработке работника

Работник может подать нынешнему работодателю заявление о получении сведений о его заработке в ПФР. Работодатель, получивший такое заявление, должен в течение двух рабочих дней со дня его получения направить в ПФР по почте или в электронном виде (с ЭЦП) соответствующий запрос в ПФР (ч. 7.2 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , п. 5, 6 Приложения № 3 к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 N 21н).

Полученную из ПФР информацию работодатель и должен будет использовать при расчете пособия по временной нетрудоспособности. Если же пособия уже выплачены, их также нужно пересчитать.

Справка о средней заработной плате (бланк и образец заполнения)

Актуально на: 5 декабря 2016 г.

Уволенные работники нередко просят своих работодателей выдать им справку о среднем заработке за последние 3 месяца. Она нужна для признания бывшего работника безработным и, как следствие, назначения ему пособия по безработице, если он решил зарегистрироваться на бирже труда, т. е. обратиться в орган службы занятости населения (п. 1, 2 ст. 3, п. 1 ст. 31 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ).

Работнику, который до увольнения попросил предоставить ему справку о среднемесячном заработке, она должна быть выдана в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). А если за справкой пришел уже бывший работник и написал по этому поводу письменное заявление, то оформить и выдать ее нужно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Форма справки о среднем заработке приведена в одном из писем Минтруда (Письмо Минтруда от 15.08.2016 N 16-5/В-421 ). Конечно, ее можно использовать как бланк справки о среднем заработке. Но в этом же письме отмечено, что если справка будет составлена в произвольной форме, и в ней будут содержаться все данные, которые нужны для определения размера пособия и сроков выплаты, ее тоже должны будут принять органы службе занятости.

Расчет для справки о среднемесячной заработной плате

Сумма среднего заработка для справки, представляемой в орган службы занятости, считается по своим правилам (Приложение к Постановлению Минтруда от 12.08.2003 N 62). В то же время порядок расчета этого среднего заработка во многом совпадает с тем, который используется при расчете отпускных, оплаты дней в командировке и др. Но, конечно, есть и отличия.

Во-первых, средний заработок для службы занятости считается за 3 последних месяца (п. 3 Порядка, утв. Постановлением Минтруда от 12.08.2003 N 62), а не за 12 месяцев. Во-вторых, несколько отличается «набор» выплат, учитываемых при расчете. Поэтому нельзя просто воспользоваться старым расчетом, который вы делали, к примеру, для определения суммы выходного пособия при увольнении, и на его основании заполнить справку для службы занятости.

Пример заполненной справки о средней заработной плате (образец заполнения) приведен на странице.

Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель 2018

dokumenty.jpg

Похожие публикации

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему целый ряд документов. Несоблюдение этого требования является нарушением законодательства о труде и влечет административную ответственность. Основные документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель, будут перечислены в данной статье.

Законодательные ориентиры

Выдача документов покидающему фирму работнику – обязательная часть процедуры увольнения, прописанной в Трудовом кодексе (ст. 84.1 ТК РФ). Здесь, в частности, указано, что в последний день работы сотрудник должен получить трудовую книжку, а по его письменному заявлению – копии различных документов, имеющих отношение к его работе в данной организации. О том, какие именно это документы, говорится в ст. 62 ТК.

Кроме того, определенные законы обязывают работодателей снабдить увольняющихся граждан некоторыми справками:

  • Федеральный закон об обязательном соцстраховании № 255-ФЗ, пп. 3 п. 2 ст.4.1 (о выдаче справки о зарплате за 2 последних года);
  • Федеральный закон об индивидуальном учете в системе ОПС № 27-ФЗ, п. 4 ст.11 (о выдаче сведений о страховом стаже работника СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М).
  • Налоговый кодекс (п. 3 ст.230) говорит о праве работника получить справку 2-НДФЛ об удержании с сумм его заработка подоходного налога.

Определенные документы кадровики должны выдавать в обязательном порядке, другие – по письменному заявлению гражданина.

Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель — 2018

Большинство бумаг, касающихся работы подчиненного, работодатель обязан подготовить ко дню увольнения. Если что-то запрашивается гражданином позже, на выдачу требуемого документа организации отводится три дня.

О том, какие документы выдаются сотруднику при увольнении, расскажет таблица:

При увольнении какие выдаются документы на руки сотруднику в 2018 году

Обязанность работодателя (обязательные документы, выдаваемые без запроса работника)

По письменному заявлению сотрудника

Трудовая книжка сотрудника.

2-НДФЛ – справка о совокупном доходе работника, удержанного с него налога, вычетах (ст. 230 НК).

Медицинская книжка (если она требовалась при трудоустройстве).

Справка о заработке за последние три месяца – для «биржи труда» (если гражданин собирается на ней регистрироваться).

Оригиналы документов об образовании и квалификации. Обычно речь идет о сертификатах, полученных при материальном содействии работодателя на различных курсах (в том числе, повышения квалификации). Оригиналы дипломов и свидетельств о профессиональном образовании в отделе кадров, как правило, не хранятся.

Иные документы (т.е. их копии), непосредственно связанные с трудовой деятельностью гражданина в данной компании, в том числе:

  • приказы – об увольнении /приеме на работу / переводах на другую должность;
  • трудовой договор (если утерян собственный экземпляр);
  • справка о периоде работы – у данного работодателя;
  • копии документов из личного дела, и т.п. (ст. 62 ТК).

Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ № 182 от 30.04.2013 г.

Выписка из РСВ, отражающая доходы работника и уплаченные с них страховые взносы – за последние 3 месяца отчетного периода.

Утверждена Приказом ФНС РФ N ММВ-7-11/[email protected] от 10.10.2016.

Форма СЗВ-СТАЖ, где указывается страховой стаж увольняющегося работника.

Утверждена Постановлением Правления ПФ РФ № 3п от 11.01.2017.

Форма СЗВ-М (со сведениями о застрахованном лице).

Утверждена Постановлением Правления ПФ РФ № 83 от 01.02.2016.

Такие документы выдает работодатель при увольнении.

Какие выдаются документы на руки сотруднику в 2018 году, если с его заработка перечислялись дополнительные взносы на накопительную пенсию? В этом случае работодатели должны дополнительно сделать специальную выписку из Реестра застрахованных лиц (форма ДСВ-3).

Обращаем внимание, что некоторые документы организация или ИП не обязаны выдавать даже по письменному требованию сотрудника. К таким бумагам относятся рекомендательные письма или характеристика его личных и профессиональных качеств. Но если охарактеризовать работника требуется по запросу официального органа, например, суда, удовлетворить его работодатель обязан.

СЗВ-СТАЖ при увольнении

Актуально на: 11 января 2018 г.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Мы рассказывали в нашей консультации о представлении в Пенсионный фонд формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» при получении от работника заявления о назначении пенсии. Но форму эту нужно готовить и при увольнении работника. Подробнее о форме СЗВ-СТАЖ 2018 при увольнении работника расскажем в нашем материале.

О справке СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Нужно ли выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2018 году? Помимо того, что работодатель должен в день расторжения трудового договора с работником выдать ему трудовую книжку и произвести окончательный расчет, законодательство обязывает работодателя предоставить работнику определенные документы, в частности, о его заработке и стаже (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ). Речь, в частности, идет о формах СЗВ-М и СТАЖ при увольнении.

Обязанность выдавать форму СЗВ-СТАЖ при увольнении работнику предусмотрена п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . И речь в данном случае идет о прекращении как трудового договора, так и договора ГПХ. Главное, чтобы на выплаты таким лицам работодатель начислял страховые взносы.

Поскольку выдать СЗВ-СТАЖ при увольнении – обязанность работодателя, ему нужно подтвердить факт передачи таких сведений. Сделать это можно, например, путем проставления отметки о получения формы на экземпляре, остающемся у работодателя.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ и Порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Сведения могут быть заполнены чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвет для заполнения можно использовать любой, кроме красного и зеленого.

Помимо сведений о страхователе, в справке СЗВ-СТАЖ необходимо заполнить информацию о периодах работы у страхователя увольняющегося работника.

Обращаем внимание, что заполнять графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» в справке увольняющегося работника не нужно. Ставить символ «X» в графе нужно, только если работник увольняется 31 декабря.

Если работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ не следует.

Приведем образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении работника по причинам, не связанным с уходом на пенсию. Данный образец актуален для 2018 года.

Еще по теме:

  • Статья 14 дополнительный отпуск Правила северного отпуска Нюансы учета дополнительного отпуска за работу на Севере Работодатель, находящийся в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, обязан предоставлять работникам ежегодный дополнительный отпус к ст. […]
  • Какие должны быть права на трактор Описание этапов получения прав на трактор В сельской местности, как и в городе не обойтись без трактора. Чтобы управлять такой техникой, нужно пройти обучение и получить водительские права на трактор. Права на управление трактором […]
  • Снять с учета транспортное средство документы Порядок снятия с учета транспортного средства: документы и особенности Процедура несложная, но займет некоторое время. Согласно Административному регламенту максимально отведенное время для ее прохождения составляет 60 минут (приказ МВД […]
  • Какие подать документы на улучшение жилищных условий Как встать в очередь на улучшение жилищных условий? Содержание статьи В последнее время в условиях жилищного кризиса, когда цены на жилье поднялись до немыслимых пределов и все большее количество граждан РФ ищет пути получения […]
  • Ст 2712 коап рф судебная практика Ст 2712 коап рф судебная практика Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей […]
  • Условия испытательного срока тк рф Испытательный срок: законодательство Обновление: 16 мая 2016 г. Ч. 1 ст. 70 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) содержит определение испытания при приеме на работу. Такого понятия, как испытательный срок, ТК РФ не предусматривает, из […]